Photo công chứng là gì? Đã chính xác chưa?

Ngày nay, khi thực hiện việc nộp hồ sơ xin việc hay nộp hồ sơ, giấy tờ khi làm các thủ tục hành chính, anh/chị thường xuyên phải sử dụng những bản “photo công chứng”. Vậy photo công chứng là gì? Giấy photo công chứng có thời hạn bao lâu? Công chứng bản photo ở đâu? Để hiểu rõ hơn về những vấn đề này, mời anh/chị cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Photo công chứng là gì?

“Photo công chứng” có thể hiểu là bản sao từ bản chính đã được chứng thực bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản photo chính là một trong những hình thức của bản sao (ngoài những hình thức như: ảnh chụp, bản scan, bản đánh máy,…)

Photo từ bản chính là gì?

Bản sao được hiểu là bản đánh máy, bản chụp từ bản chính đầy đủ, chính xác, nguyên văn và giống hoàn toàn bản chính về nội dung được ghi trong sổ gốc. (Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

Tại sao bản photo lại cần công chứng?

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì không phải bất cứ bản sao nào cũng có giá trị pháp lý (sử dụng thay cho bản chính) mà nó chỉ thực sự có hiệu lực pháp lý khi được cấp từ sổ gốc hoặc được chứng thực dựa trên bản chính. Như vậy, để được các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân chấp nhận thì bản photo (giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch…) bắt buộc phải có công chứng (được chứng thực).

Hơn nữa, khi công chứng bản photo, người có thẩm quyền chứng thực sẽ đối chiếu và xác thực với bản gốc để thực hiện công chứng, chứng thực. Điều này giúp anh/chị chỉ cần xuất trình bản gốc văn bản, giấy tờ, hợp đồng một lần và việc có bản “photo công chứng” giúp thuận tiện cho việc lưu giữ hồ sơ về sau này.

Giấy tờ photo công chứng có hiệu lực bao lâu?

Pháp luật nước ta hiện nay chưa có quy định nào cụ thể về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do đó, về nguyên tắc thì bản sao đã được công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý vô thời hạn.

Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều loại giấy tờ rất dễ có sự thay đổi, không có sự ổn định lâu dài về mặt thời gian như: giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, chứng minh nhân dân/căn cước công dân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,… Do vậy, hiểu đúng theo tinh thần của quy định pháp luật hiện hành thì bản sao đã được công chứng, chứng thực (cụ thể ở đây là giấy tờ photo công chứng, chứng thực) sẽ có hiệu lực cho đến khi bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý nữa.

Thông thường, cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ chỉ chấp nhận các bản photo công chứng, chứng thực trong vòng khoảng 3-6 tháng. Điều này nhằm đảm bảo được tính cập nhật, chính xác của các loại giấy tờ.

Công chứng bản photo ở đâu?

Anh/chị có thể lựa chọn những địa điểm sau đây để đến làm thủ tục đề nghị chứng thực bản photo các loại giấy tờ cần thiết:

– Uỷ ban Nhân dân cấp (phường, xã, thị trấn) bất kỳ gần với anh/chị nhất.

– Văn phòng công chứng gần nhất.

– Phòng tư pháp (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) gần nhất.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (đối với người đang ở nước ngoài).

Lệ phí công chứng bản photo?

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC thì lệ phí công chứng bản photo là 2.000 VNĐ/trang. Tuy nhiên, từ trang thứ 3 trở đi sẽ tính 1.000 VNĐ/trang (không vượt quá 200.000 VNĐ/bản photo).

Lưu ý: cách tính số trang để thu phí sẽ tính theo số trang của bản chính chứ không tính theo số trang của bản photo. Nếu anh/chị phải nộp cho phí cho việc photo giấy tờ nếu có yêu cầu, đề nghị cơ quan photo giúp.