Văn phòng công chứng là gì?

Hiện nay, để phục vụ cho việc công chứng, chứng thực các giấy tờ, văn bản, hợp đồng hay các giao dịch dân sự khác, không ít người tìm đến các Văn phòng công chứng. Vậy văn phòng công chứng là gì? Có những quyền hạn, trách nhiệm gì? Và vai trò ra sao? Mời anh/chị cùng tham khảo bài viết dưới đây để giải đáp cho mình những thắc mắc đó.

Văn phòng công chứng là gì?

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 , “Văn phòng công chứng” được định nghĩa là một tổ chức hành nghề công chức, được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật (Luật công chứng và các văn bản quy phạm hiện hành khác có liên quan).

Quyền hạn của Văn phòng công chứng?

Tại điều 32 Luật Công chứng năm 2014, pháp luật cho phép và trao quyền cho các Văn phòng công chứng thực hiện những việc như sau:

– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên và các nhân viên làm việc cho văn phòng mình (ví dụ như thư ký công chứng viên).

– Thu phí công chứng, thù lao công chứng và các loại chi phí khác (phí in, đánh máy, photo giấy tờ, văn bản cần chứng thực,…) theo đúng quy định của pháp luật.

– Cung cấp dịch vụ công chứng thêm ngoài ngày/giờ làm việc hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân (ví dụ như các Văn phòng công chứng 24h cung cấp dịch vụ công chứng 24/24h).

– Khai thác hoặc sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng (thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, giao dịch đã được công chứng,…).

Trách nhiệm, nghĩa vụ của Văn phòng công chứng?

Bên cạnh những quyền hạn mà pháp luật trao cho, Văn phòng công chứng cũng phải chịu những trách nhiệm, nghĩa vụ nhất định đảm bảo tổ chức và hoạt động theo đúng quy định của pháp luật. Cụ thể,Văn phòng công chứng sẽ có nghĩa vụ đối với những việc như sau:

– Chịu trách nhiệm về việc quản lý công chứng viên hành nghề tại văn phòng mình đảm bảo họ nghiêm túc tuân thủ các quy định của pháp luật và nguyên tắc đạo đức hành nghề công chứng; mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, tạo điều kiện được tham gia bồi dưỡng, đào tạo cho công chứng viên của văn phòng.

– Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật liên quan đến thuế, lao động, tài chính hay thống kê.

– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày/giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

– Niêm yết các thông tin sau: lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí/thù lao công chứng và các chi phí hợp pháp khác tại trụ sở của văn phòng giúp người dân thuận tiện, dễ dàng nắm bắt và theo dõi.

– Chia sẻ thông tin, đóng góp vào cơ sở dữ liệu công chứng.

– Lập sổ và lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Thực hiện yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền về báo cáo, kiểm tra, thành tra, cung cấp thông tin cần thiết.

Vai trò của Văn phòng công chứng?

Với chức năng chứng thực các văn bản, giấy tờ, hợp đồng, giao dịch dân sự khác giúp chúng trở nên có giá trị và hiệu lực về mặt pháp lý, Văn phòng công chứng có vai trò và tầm quan trọng rất lớn:

– Đối với cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng: Giúp việc thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, thuận lợi. Qua đó, giúp họ bảo đảm một cách tối ưu các quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

– Đối với nhà nước: Không chỉ là “cánh tay phải” trợ giúp các cơ quan nhà nước trong lĩnh vực công chứng, giảm bớt gánh nặng, áp lực và công việc phải làm, các Văn phòng công chứng còn góp phần không nhỏ trong quá trình “pháp chế xã hội chủ nghĩa” mà nhà nước đang phấn đấu hướng tới.

– Đối với xã hội: Tạo cơ hội việc làm lớn cho các cử nhân luật, khuyến khích nâng cao nhân lực pháp lý trong toàn xã hội.

Chúng tôi hi vọng với những chia sẻ trên đây sẽ phần nào giúp ích cho anh/chị trong việc tìm hiểu về các vấn đề xoay quanh Văn phòng công chứng.