Công chứng điện tử và những điều cần biết

Công chứng điện tử hiểu thế nào cho đúng? Hướng dẫn các bước thực hiện cho đúng luật hiện nay. Hãy cùng Translation24h tìm hiểu vấn đề nay cho chính xác.

Công chứng điện tử là gì

Công chứng điện tử đang được hiểu theo hai nghĩa khác nhau. Để tránh nhầm lẫn trong việc công chứng điện tử hay công chứng thông qua các phương tiện điện tử thì chúng ta đọc rõ hai vấn đề sau đây.

• Công chứng điện tử là hoạt động công chứng được ký điện tử bởi chữ ký số. Hiện nay mới có chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc được thực hiện tại UBND xã hoặc Phòng tư pháp quận.
• Công chứng thông qua các phương tiện điện tử như: Website trực tuyến, App trực tuyến về mặt thực chất vẫn là đặt lịch làm việc trước.

Trong cả hai cách trên thì vẫn cần bản gốc để đối chiếu trước mặt cán bộ công chức hoặc là công chứng viên.

Công chứng điện tử bản sao.

Việc chứng thực bản sao từ bản gốc đã được phổ biến, áp dụng từ năm 2020 nhưng không phải cá nhân hay tổ chức nào cũng biết mà thực hiện vấn đề này. Và hầu hết các đơn vị, cơ quan, tổ chức không yêu cầu nộp bản sao chứng thực bằng điện tử nên nhu cầu của người dân còn ít.

Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản gốc sẽ như sau:

Bước 1: Truy cập website: https://dichvucong.gov.vn/ như sau đồng thời chọn menu “Thông tin và dịch vụ” >> “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 2: Tại đây có hai hạng mục dành cho cá nhân và doanh nghiệp (ND/DN) chúng ta click vào đường link: “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”,

Bước 3: Lựa chọn cơ quan chứng thực điện tử: UBND phường/xã hoặc phòng tư pháp quận/huyện và nhấn nút đồng ý. Lưu ý: Tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng) và Cơ quan đại diện chưa được triển khai hình thức này.

Bước 4: Đặt lịch hẹn như sau:

Chúng ta sẽ chọn loại giấy tờ cần chứng thực, chọn ngày hẹn, giờ hẹn. (trừ ngày nghỉ và lễ)

Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, chúng ta [Đặt lịch hẹn], đường link sẽ dẫn đến hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn:

Đồng thời hệ thống gửi sms tới số điện thoại của ND/DN thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn. Trong trường hợp cán bộ tư pháp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại của chúng ta thông báo thời gian hẹn lại, đồng thời notify tới tài khoản DVCQG của người dân. Chúng ta đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.

Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử.

Trường hợp Người dân/Doanh Nghiệp có tài khoản cổng DVCQG và đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn hoặc khi tới cơ quan tư pháp, Người dân/Doanh Nghiệp thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và cung cấp CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp), khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của ND/DN như sau:

Để xem file kết quả, ND/DN bấm nút [Xem giấy tờ] trên hồ sơ, hệ thống hiển thị màn hình như sau:

ND/DN bấm nút [Xem chi tiết], hệ thống hiển thị file CTĐT:

Trường hợp ND/DN không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu cung cấp email. Khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì file CTĐT sẽ được gửi về email mà ND/DN đã cung cấp

Trên đây là hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Nếu có vướng mắc vui lòng liên hệ 0948 944 222 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Bảng giá công chứng điện tử.

Hiện nay, biểu phí công chứng điện tử đang áp dụng giống như chứng thực bản sao bằng giấy. Mức phí công chứng điện tử là 2.000 vnđ/bản/lần. Việc cấp bản sao điện tử là 1 lần và sử dụng được cho nhiều lần.

Xem thêm bảng giá dịch thuật công chứng

Công chứng điện tử bản dịch.

Bản dịch thuật công chứng điện tử thông thường hay được thực hiện bởi các công ty dịch thuật. Bản gốc sẽ được scan, hoặc chụp ảnh gửi qua email, zalo, facebook hoặc là upload lên hệ thống. Sau đó tài liệu sẽ được dịch thuật. Công chứng viên sẽ ký chứng thực bản dịch sau khi đối chiếu với bản gốc. Quy trình thực hiện cũng nhanh chóng, tiết kiệm và chuẩn xác

Công chứng điện tử các hợp đồng.

Công chứng hợp đồng điện tử đó là việc hai bên soạn thảo hợp đồng, rõ ràng các nội dung và điều khoản trong hợp đồng. Sau đó gửi bản mềm qua các phương tiện điện tử đến cho các tổ chức hành nghề công chứng sau đó công chứng viên kiểm tra nội dung, ký chứng thực nếu kiểm tra đầy đủ giấy tờ và nội dung hợp đồng không có sai sót.

Bài viết đang còn hoàn thiện mọi ý kiến đóng góp vui lòng gửi về địa chỉ email của ban quản trị website.