Công chứng là gì? Các hoạt động công chứng

Có rất nhiều hoạt động công chứng trong cuộc sống. Tuy nhiên không ít người không hiểu một cách chính xác về hoạt động công chứng. Định nghĩa công chứng và các vấn đề liên quan được trình bày chi tiết dưới đây.

Khái niệm công chứng là gì?

Công chứng là gì? Được trình bày bằng văn bản luật công chứng năm 2014 ban hành bởi quốc hội nhà nước Việt Nam.

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Tại điều 2 luật công chứng 2014 (53/2014/QH13)

Tên gọi khác:

Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này.
Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này.

Những lĩnh vực cần công chứng.

Hợp đồng hoặc giao dịch.
Công chứng bản dịch.

Tính pháp lý của văn bản được công chứng

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Điều 5 Luật Công chứng 2014 có nêu rõ

Thời hạn công chứng

Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Điều 43 Luật công chứng 2014 có trích dẫn

Công chứng được thực hiện ở đâu?

Về nguyên tắc công chứng được thực hiện trước mặt công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Nếu được sự đồng ý của công chứng viên thì có thể công chứng ở bất kỳ địa chỉ nào và thời gian nào. Thông thường sẽ ký công chứng tại các địa điểm sau:

Phòng tư pháp.
Phòng công chứng.
Văn phòng công chứng.

Chữ viết trong văn bản công chứng

Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết.

Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định tại Điều 48 Luật Công chứng 2014 như sau:

Ký trong văn bản công chứng:

Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Điểm chỉ trong văn bản công chứng:

Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Điểm chỉ đồng thời với ký trong văn bản công chứng:

Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

Công chứng di chúc;
Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Phí công chứng

Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.

Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Thù lao công chứng

Thù lao công chứng được quy định tại Điều 67 Luật Công chứng 2014 như sau:

Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.
Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sở của mình.
Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao hơn mức trần thù lao và mức thù lao đã niêm yết thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng.

Những yêu cầu của hoạt động công chứng.

Công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện theo luật Việt Nam quy định.
Chủ thể yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức, công ty trong nước hoặc ngoài nước có đầy đủ tư cách pháp nhân tại Việt Nam.
Mọi hoạt động công chứng đều tuân theo quy định của Pháp Luật và đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam.

Những hình thức công chứng.

Công chứng bắt buộc: Là các hợp đồng, giao dịch dân sự bắt buộc phải công chứng theo Luật Pháp Việt Nam. VD: Công chứng giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng ủy quyền định đoạt tài sản…vv.
Công chứng tự nguyện: Là các hợp đồng hoặc giao dịch không bắt buộc theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên, nhiều chủ thể lại yêu cầu được công chứng các giao dịch. VD: Công chứng hợp đồng thuê nhà, công chứng quyền thừa kế tài sản…vv.

Tại sao lại cần công chứng?

Theo luật Việt Nam quy định thì một số giao dịch, hợp đồng nếu không công chứng sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Nhằm bảo vệ các bên nếu như xảy ra kiện tụng, tranh chấp thì bắt buộc các loại giấy tờ đó phải công chứng.

Tác dụng và ý nghĩa của việc công chứng giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại mà không được công chứng.

Thủ tục các bước thực hiện công chứng.

Hầu hết trước khi đi công chứng mọi người đã nắm rõ các loại giấy tờ, văn bản cần mang theo. Nếu còn chưa hiểu hết thì gọi điện trực tiếp cho các tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu giải đáp các nghi vấn cần thiết.

Bước 1: Chủ thể yêu cầu công chứng chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) theo hướng dẫn của tư vấn, tổ chức hành nghề công chứng và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Tại tổ chức hành nghề công chứng bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.

Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.

Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Hiệu lực và giá trị của văn bản công chứng

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Anh chị có thể xem thêm các nội dung sau:

Luật công chứng 2014.
Sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực.
Các tổ chức hành nghề công chứng.

Công chứng