Tổng hợp hồ sơ đấu thầu

Khi đi tham dự một dự án đấu thầu nào đó, bên dự thầu nhận được hồ sơ mời thầu để chuẩn bị những hồ sơ cần thiết. Để thắng được thầu hay không còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố. Tuy nhiên, khâu chuẩn bị hồ sơ dự thầu là hết sức cần thiết. Bài viết sau đây là tổng hợp những loại giấy tờ tài liệu thông thường khi tham gia đấu thầu.

Hồ Sơ đấu thầu bao gồm những giấy tờ sau đây.

Theo luật, những bộ hồ sơ đấu thầu hầu như phải có đầy đủ những giấy tờ sau đây:

Văn bản (đơn) dự thầu hoặc giấy tờ thỏa thuận liên doanh đấu thầu (nếu có). Thỏa thuận liên doanh đấu thầu là gì? Đó là văn bản thỏa thuận của các công ty, đơn vị liên kết với nhau để tại lợi thế cạnh tranh khi tham gia đấu thầu.

Nếu đơn vị dự thầu vì một lý do nào đó mà không trực tiếp tham gia dự thầu được thì có thể ủy quyền cho một cá nhân hay tổ chức khác có đầy đủ tư cách pháp nhân.

Tài liệu tham gia đấu thầu sẽ bào gồm: Chứng minh khả năng tài chính bằng cách: Sao y chứng thực báo cáo tài chính, các nguồn thu, các tài sản vật chất thuộc quyền sở hữu của đơn vị…vv. Kinh nghiệm có liên quan về các ngành nghề, lĩnh vực của gói thầu đã triển khai bằng cách: Sao y chứng thực các hợp đồng kinh tế, sao y các gói thầu trước đó đã thực hiện, các thỏa thuận thương mại…vv.

Một bản đề kế hoạch cũng như phần kỹ thuật đi kèm trong bộ hồ sơ đấu thầu. Mục đích để bên mời thầu có thể nhìn rõ lộ trình triển khai cũng như điểm ưu về mặt kỹ thuật của bên dự thầu để tăng khả năng thắng thầu hơn.

Đồng thời có một bản đề xuất về mặt tài chính, khả năng thanh toán, đồng tiền thanh toán và một số thành phần khác có liên quan. Đây là những yêu cầu mà người dự thầu muốn đệ trình lên cho đơn vị mở thầu biết. Nếu trúng thầu, các đề xuất này sẽ được xem xét và có thể đi vào thực hiện.

Trong bộ hồ sơ dự thầu (đấu thầu) cần đảm bảo những nội dung chi tiết sau.

Hồ sơ đã được đơn vị dự thầu ký xác nhận và đóng mộc (nếu có) được xem là hồ sơ đấu thầu chính thức.

Những công ty, đơn vị dự thầu khác có liên quan như đơn dự thầu của người được ủy quyền ký, kèm giấy ủy quyền (nếu được yêu cầu).

Những điều kiện như: Thời gian thanh toán, thời điểm hoàn tất dự án của gói thầu phải đảm bảo trùng khớp với bản đề xuất kỹ thuật đã được nêu.

Tổng giá trị của gói thầu phải chính xác, ghi bằng số và chữ. Đồng thời phải ghi rõ đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán và cách thức thanh toán. Lưu ý chỉ ghi một giá cố định, không ghi nhiều giá ảnh hưởng đến lợi ích của nhà đầu tư.

Những đơn vị đấu thầu liên danh thì đơn dự thầu chung phải có chữ ký và dấu mộc của từng đơn vị. Các đơn vị đấu thầu phải có tư cách pháp nhân và chứng minh được tư cách hợp lệ. Người được ủy quyền đứng đầu liên doanh sẽ đứng ra ký và đề xuất những nội dung có trong hợp đồng liên doanh.

Thể hiện rõ cam kết thực hiện đúng theo thời hạn của gói thầu, chấp nhận giá trị gói thầu trong hồ sơ. Nếu có yêu cầu phải nộp đơn bảo lãnh dự thầu thì bên dự thầu phải lấy giấy tờ bảo lãnh từ ngân hàng, ghi rõ tên người được bảo lãnh.

Bên mời thầu như thế nào là hợp lệ

Bên mời thầu phải có những giấy tờ hợp pháp đúng với quy định của Luật Việt Nam đối với gói thầu.

Yêu cầu các bên liên doanh với nhau phải chứng minh được tư cách và có chữ ký, con dấu hợp lệ của từng bên.

Trong thời gian đấu thầu bên mời thầu không được phép mở các thầu đối với các gói thầu khác nếu đủ điều kiện.

Cung cấp đầy đủ thông tin hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu đây đủ.

Bên cạnh việc làm hồ sơ đấu thầu, việc tra cứu thông tin nhà thầu trên mạng đấu thầu quốc gia cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Bởi đây là căn cứ đánh giá năng lực nhà thầu cũng như đảm bảo được chất lượng của các công trình xây dựng.

Hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu (đấu thầu)

• Để hoàn thiện hồ sơ đấu thầu – dự thầu thì tiến hành làm các bước sau đây:
• Rà soát lại nội dung chuẩn xác chưa? Đồng thời kiểm tra kỹ càng lại một lần nữa rồi tiến hành in.
• Sao y công chứng (sao y chứng thực bản chính) những giấy tờ cần thiết.
• Lưu bộ hồ sơ vào một file riêng biệt, có thể chép vào usb hoặc tải trên mail của công ty.
• In bộ hồ sơ đấu thầu ra và ký tên, đóng mộc. Chỉ người có thẩm quyền, có tư cách mới có thể đứng ra đại diện ký tên.
• Bộ hồ sơ phải được đánh số trang và ghi rõ ràng với phông chữ dễ đọc, dễ được chấp nhận ở các máy tính khác nhau.
• Photo hồ sơ ra thành 3 đến 4 bản phụ. Cho tất cả bao gồm hồ sơ gốc và 1 bộ hồ sơ photo vào một bìa giấy và niêm phong.
• Lưu ý phải để bộ hồ sơ đấu thầu trong phạm vi nội bộ, không được lan truyền ra ngoài để lộ thông tin cho đến ngày mở thầu.
• Nộp bộ hồ sơ.

Ngoài thông tin về hồ sơ đấu thầu, bạn cũng nên tìm hiểu xem đấu thầu hạn chế là gì để cập nhật thêm những kiến thức hữu ích nhất.

Trên đây là những nội dung cơ bản cần biết khi làm hồ sơ đấu thầu. Bài viết đã chỉ ra những thông tin cần thiết về hồ sơ đấu thầu kể cả hồ sơ đấu thầu gồm những gì. Hy vọng các bạn sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về bộ hồ sơ đấu thầu. Từ đó, có thể tự tay làm được những bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác nhất.